Personvernerklæring

1. Om Aidn

Velkommen til Aidn! Aidn AS er et privat selskap som leverer pasientjournalsystem til kommuner i Norge.

Kontaktopplysninger

Aidn AS, Jernbaneveien 86, 8006 Bodø, Privacy@aidn.no

Personvernombud

Aidns personvernombud kan nås på privacy@aidn.no.

2. Hva dekkes av denne personvernerklæringen?

Denne personvernerklæringen gjelder for besøkende til våre nettsider www.aidn.no, samt for markedsføring av våre tjenester i andre sammenhenger. I denne personvernerklæringen finner du informasjon om blant annet

• hvilke opplysninger vi samler inn, og hvorfor
• hvordan vi bruker opplysningene
• hvilke valgmuligheter og rettigheter du har

Aidn AS leverer også andre tjenester, herunder pasientjournalsystemer og informasjonsløsninger for innbyggere/pasienter. Dersom du ønsker informasjon om personvern i slike løsninger kan du ta kontakt med oss ved å sende en e-post til privacy@aidn.no.

3. Ansvar for databehandlingen

Ansvaret for behandling av personopplysninger ved besøk på våre nettsider reguleres av personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven. Aidn AS er behandlingsansvarlig for vår behandling av opplysninger vi samler inn om det. Det betyr at vi har hovedansvaret for at behandling av person- og helseopplysninger er i samsvar med gjeldende regelverk.

4. Informasjonen vi behandler

Hvilke opplysninger vi behandler om deg avhenger av hvordan du har vært i kontakt med oss og dine preferanser.

Ved besøk på våre nettsider vil vi samle inn informasjon om deg fra din nettleser og PC/mobil:

• IP-adresse
• Enhetsinformasjon, herunder informasjon om din PC eller mobiltelefon så som operativsystem og nettlesertype
• Tid for besøk og omtrentlig lokasjon kalkulert fra din IP-adresse (land/fylke/by)
• Nettsider på www.aidn.no som du har besøkt

Ved påmelding til nyhetsbrev, frokostseminarer og andre markedsaktiviteter

• Kontaktinformasjon som navn, telefonnummer og e-postadresse
• Markedsføringspreferanser, herunder om du har samtykket eller reservert deg fra å motta markedsføring fra oss
• Informasjon om aktivitet, eksempelvis hvilket frokostseminar du har meldt deg på
• Eventuell annen informasjon som du har oppgitt til oss

5. Slik bruker vi informasjonen

Informasjon som samles inn om deg brukes til følgende formål:

• Levering av informasjonstjenester, herunder tilpasning av innhold på våre nettsider
• Markedsføring av Aidn og våre tjenester
• Statistikk og analyse av besøkende på www.aidn.no

6. Behandlingsgrunnlag

Når du besøker våre nettsider vil vi behandle personopplysninger basert på vår berettigede interesse i å levere informasjonstjenester til deg og å tilrettelegge innholdet til din enhet (PC/mobil).

Innsamling av personopplysninger og annen informasjon ved hjelp av cookies og lignende teknologi er basert på ditt samtykke. Det samme gjelder innsamling og bruk av personopplysninger til markedsføring.

7. Lagringstid

I henhold til personvernreglene skal personopplysninger slettes når de ikke lenger er nødvendig for formålene som de ble samlet inn for. Lagringstiden avhenger av hvordan du har vært i kontakt med oss:

• Dersom du har samtykket til å motta nyhetsbrev eller annen markedsføring fra oss, vil vi behandle opplysninger om deg til du eventuelt trekker tilbake samtykket ditt
• Dersom du melder interesse for frokostseminarer og andre type arrangementer vil vi lagre opplysninger i inntil 30 dager etter at arrangementet er gjennomført
• Opplysninger som samles inn via cookies og lignende teknologi lagres i opp til ett år avhengig av hva slags type cookies det er snakk om.

8. Utlevering av personopplysninger

Vi bruker underleverandører som hjelper oss med å oppfylle avtalen vi har med deg eller utføre andre gjøremål på våre vegne. Disse underleverandørene får kun tilgang til informasjon som er nødvendig for å fullføre oppdraget de utfører for oss. For å ivareta ditt personvern er slike underleverandører kontraktsmessig forpliktet til ikke å bruke opplysninger til andre formål enn for å utføre oppdraget for oss, å slette data når oppdraget er utført samt å ha både tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysninger mot uautorisert bruk og innsyn.

Aidn bruker følgende underleverandører:

• Piwik Pro (statistikk og analyse)
• Adobe Typekit (skrifttype til nettsiden)
• Sanity (plattform for nettsiden)
• Google Ads (markedsføring)
• Meta (markedsføring)
• Hubspot (CRM, salg, markedsføring, kundeservice)

Utover dette vil vi kun utlevere personopplysninger om deg til tredjeparter i lovbestemte tilfeller (eksempelvis ved pålegg fra domstolene, politiet eller andre), eller hvis utleveringen er nødvendig for å ivareta våre berettigede interesser i forbindelse med virksomhetsoverdragelse eller i å avklare, forsvare eller etablere rettskrav.

9. Informasjonskapsler og lignende teknologi

Som de fleste andre nettsteder og digitale tjenester kan også våre tjenester bruke ulike typer teknologier for å gi deg en best mulig brukeropplevelse og relevant innhold. Eksempler på slike teknologier er informasjonskapsler (cookies) og nettleserlagring. Vi bruker slik teknologi til å:

• Gjøre det mulig å bruke spesialfunksjoner som f.eks. lagring av innstillinger
• Samle aggregert og anonym statistikk og analysere bruken av nettsidene, herunder beregne og rapportere totalt antall brukere og trafikk
• Markedsføre våre tjenester på andre nettsider dersom du har besøkt www.aidn.no tidligere

10. Dine rettigheter

Lovverket gir deg flere rettigheter for å hjelpe deg med å ivareta ditt personvern. Disse rettighetene inkluderer

Informasjon om behandling av personopplysninger

Du har rett til informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger. Det viktigste med informasjonsplikten er at den skal sikre du kan forstå hvordan personopplysninger blir behandlet, hvilke konsekvenser behandlingen kan ha, hvilke rettigheter du har og hvordan disse rettighetene kan tas i bruk.

Innsyn i egne personopplysninger:

Du har rett til å be om innsyn i egne personopplysninger. Dette betyr at du skal få vite om vi samler inn og bruker opplysninger om deg, og du har også rett til å få utlevert kopi av opplysningene vi har lagret om deg (med enkelte få unntak).

Korrigering av personopplysninger:

Du har rett til å få korrigert personopplysninger som er feil eller unøyaktige. Dette sikrer blant annet at vi har oppdatert informasjon om deg som kunde, slik at vi ikke tar avgjørelser på feil grunnlag eller sender faktura og annen informasjon til feil adresse.

Sletting av personopplysninger:

Du har i visse tilfeller rett til å be om sletting av personopplysninger. Dette gjelder eksempelvis når lagring av opplysningene ikke lenger er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen, hvis du trekker tilbake samtykker og det ikke finnes annet rettslig grunnlag for behandlingen, hvis behandlingen er ulovlig eller opplysningene er samlet inn gjennom nettjenester eller app-er rettet mot barn.

Begrenset bruk av personopplysninger:

Du kan be om at vi ikke bruker personopplysninger til annet enn å fastlegge, gjøre gjeldende eller forsvare et rettslig krav (f.eks. kreve betaling for en avtale), for å beskytte en annens rettigheter eller å ivareta viktige samfunnsinteresser hvis:

• du har bedt om at feilaktige opplysninger korrigeres (inntil opplysningene er korrigert),
• du har klaget på behandlingen av personopplysningene (inntil du har fått tilbakemelding på klagen), eller
• det viser seg at vår behandling av opplysningene er ulovlig, og du foretrekker at vi lagrer opplysningene fremfor å slette dem

Dataportabilitet:

Du har rett til å be om at personopplysninger utleveres fra oss og til en annen virksomhet. Formålet med denne rettigheten er å gi deg kontroll over egne opplysninger, og skal blant annet gjøre det enklere for deg å flytte fra en tjenesteleverandør til en annen. Retten gjelder kun opplysninger som du selv har gitt til oss, og bare når vi bruker opplysningene til å oppfylle en avtale med deg (eks. levere en tjeneste eller et produkt) eller bruken av opplysningene er basert på ditt samtykke.

Innsigelsesrett:

Du har rett til gjøre innsigelser mot innsamling og bruk av personopplysninger for visse berettigede forretningsformål (se punkt 4 i «Hvordan bruker vi dine personopplysninger?»)

Hvis du har rett til innsigelse, plikter vi å avslutte behandlingen av personopplysningene. Unntaket er hvis det foreligger tungtveiende og berettigede grunner for behandlingen som går foran hensynet til dine interesser, eller at behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Klage

Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger ikke er i samsvar med informasjonen gitt over eller du mener vi ikke overholder personvernlovgivningen, kan du klage til oss ved å sende en e-post til privacy@aidn.no.

Dersom du fortsatt ikke er fornøyd med vår behandling av personopplysninger kan du også klage til Datatilsynet. For mer informasjon besøk Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

11. Slik beskytter vi dine opplysninger

Aidn foretar nødvendige sikkerhetstiltak for å sikre at dine personopplysninger blir behandlet på en sikker måte som sikrer opplysningens konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Sikringstiltakene skal også beskytte opplysningene mot uautorisert eller ulovlig behandling, samt mitigere risikoen for tap, utilsiktet endring, uautorisert spredning eller tilgjengeliggjøring.

Pseudonymisering, kryptering, logging, tilgangskontroll, backup, opplæring av ansatte, taushetserklæringer og monitorering er noen av de tekniske og organisatoriske tiltakene som Aidn har satt i verk for å beskytte dine data.

Aidn gjør sitt beste for å sikre data, men man kan aldri helt eliminere all risiko. Du bør også selv foreta deg noen tiltak for å beskytte dine opplysninger. Vi minner derfor om at du alltid bør sørge for å behandle ditt brukernavn/passord og pinkoder som konfidensielle og at du bør sørge for at dine enheter, som mobil og PC, ikke er infiserte av virus.

Aidn følger Norm for informasjonssikkerhet og personvern i helse- og omsorgssektoren (heretter kalt Normen). Normen er en bransjenorm for personvern og informasjonssikkerhet i helse- og omsorgssektoren. Normen skal bidra til å sikre at virksomheter som følger Normen har egnede tekniske og organisatoriske tiltak for informasjonssikkerhet og personvern. Normen skal bidra til at pasienter og brukere sikres et godt personvern.